+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Подготовка документов по личному составу к сдаче в архив

Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций. Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения далее — Перечень , утвержденным Росархивом от 6 октября г. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Номенклатура дел. Часть 1 - Елена Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ
Содержание:

Каков порядок подготовки дел для сдачи в архив? Как эта процедура выполняется на Вашем предприятии?

Подготовка дел по личному составу к передаче в архив организации, как правило, осуществляется работниками кадровой службы. Ведение подобных обязанностей закрепляется в их должностных инструкциях. При этом служба документационного обеспечения и архив данной организации оказывают им методическую помощь в проведении этой работы.

В том случае, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в качестве консультантов могут привлекаться работники соответствующего архивного учреждения. Если организация не является источником комплектования архивного учреждения, то эта услуга может быть оказана им на платной основе.

При этом заключается договор о сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства. Предметом договора, как правило, является взаимодействие сторон по подготовке дел к архивному хранению, а также по организации хранения, учета и использования архивных документов. Не допускается приклеивать непрошитые листы документов дела, т.

Нужно иметь в виду, что, если в ходе переплета, подшивки дела какая-то часть листов или хотя бы один лист не был захвачен переплетом, дело расшивается и переплетается заново. Одним из видов работ, связанных с оформлением дел, является нумерация листов в делах. Проведение этой работы требует соблюдения определенных требований, установленных Основными правилами работы архивов организаций от Нумерация листов в делах проводится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело.

Все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке. Номера листов проставляются черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте.

Применение авторучек и цветных карандашей не допускается. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела. Листы дел, состоящих из нескольких томов, имеют свою собственную нумерацию, т. Сложенные листы например, формата А3 или формата А2 разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем каждое вложение в нем.

При наличии большого количества ошибок, допущенных при нумерации листов дела, необходимо провести перенумерацию листов заново. При этом старый номер зачеркивается, а рядом проставляется новый.

Запрещается исправлять старый номер на новый. Если имеются незначительные ошибки в нумерации листов, допускается проставление литерных номеров. Например: 25, 25а, 25б, 26, 27 и т. Допускается также пропускать номера листов в деле. Например: 25, 27, 28, 29 и т. Все эти особенности нумерации листов дела наличие литерных и пропущенных номеров указываются в листе — заверителе дела. Например, последний номер листа дела , но при этом в деле имеется два литерных номера: 25а, 25б и один пропущенный номер — После того как проведена нумерация листов, можно приступать к оформлению обложки дела приложение 1.

В соответствии с правилами работы архивов организаций обязательными элементами описания обложки дела являются:. На обложке дела указывается полное наименование организации в соответствии с его учредительными документами, а в скобках — принятое сокращенное наименование.

Как быть, если упорядочение документов по личному составу проводится спустя несколько лет после завершения их делопроизводством и за этот период произошли изменения в наименовании организации? В таком случае на обложку дела выносится то наименование, которое имела организация в период создания документов данного дела. То же самое относится и к наименованию структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела.

Одним из важнейших реквизитов обложки дела является заголовок дела. От того, насколько правильно он составлен, зависит оперативный поиск информации, содержащейся в документах. Заголовок должен точно и в обобщенной форме отражать содержание и основной состав документов дела. Лучше избегать неконкретных формулировок, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел должны содержать следующие элементы, располагаемые в определенной последовательности:. Состав элементов заголовка дела определяется характером включенных документов. В необходимых случаях он может также дополняться и другими элементами:. Имя и отчество работника необходимо указывать полностью.

Он используется в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства.

Работникам кадровых служб следует обратить особое внимание на оформление обложек дел, содержащих лицевые счета расчетные ведомости по заработной плате. При составлении заголовка дела необходимо указывать полностью название структурного подразделения, работникам которого была начислена заработная плата.

Если на предприятии имеются вредные условия труда, то на длительное хранение 75 лет отбираются табели и наряды работников вредных профессий. При этом в заголовке дела необходимо указать цех подразделение , в котором они работали. Подобные определения никакого отношения к заголовку дела не имеют. Нет такого вида дела или разновидностей документов.

Применение таких формулировок является грубейшим нарушением правил описания документов, подлежащих долговременному хранению. В заголовках дел, содержащих копии документов, дается ссылка на их копийность.

Обязательным реквизитом обложки является дата документов дела — год ы заведения и окончания дела в делопроизводстве. К распорядительным и информационно-справочным документам проставляются крайние даты заведения и окончания дел.

Крайними являются даты число, месяц, год регистрации составления самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если дело является книгой журналом регистрации приказов или распоряжений по личному составу, то его датами будут точные календарные даты первой и последней записи в книге журнале.

К распорядительным документам, в т. Датой дела, содержащего протоколы заседаний например, аттестационной или квалификационной комиссии , являются даты составления первого и последнего протокола, составляющих дело. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Например: 5 июня г. Допускается также сокращенное цифровое написание даты документа. Например: Следующий реквизит оформления обложки дела — количество листов в деле, которое переносится из листа-заверителя. Срок хранения дела проставляется в соответствии со статьей Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом Список фондов является основным учетным документом архива организации.

Он ведется в архиве организации, хранящем документы двух или более фондов. Номер фонда присваивается соответствующим государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация. Если же организация не является источником комплектования архивного учреждения, то номер фонда присваивается по списку фондов. Номер описи присваивается в архиве организации по листу фонда который также является основным учетным документом архива. Номер дела соответствует номеру дела по описи, которая составляется после завершения работ по оформлению дел.

Номер коробки присваивается при формировании связок, коробок в валовом порядке после проведения всех работ по упорядочению документов по личному составу, согласования и утверждения описей на документы по личному составу. Архивные шифры на обложках дел проставляются тушью чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел по личному составу, одобренных экспертной комиссией организации и утвержденных руководителем организации. До этого архивный шифр проставляется карандашом.

Обложки дел оформляются светостойкими чернилами, четким разборчивым почерком. Исправления реквизитов обложки дел не допускаются. Если допущена ошибка — запись пересоставляется заново.

Желательно при оформлении обложки дел применять черную тушь, т. Надписи наносятся непосредственно на твердую обложку картон дела. В следующих номерах журнала мы расскажем о том, как составлять сдаточную опись на дела, подготовленные к архивному хранению.

Все права защищены. Настоящий сайт не является средством массовой информации. Подписка 8 Оформить бесплатную подписку на журнал "Справочник кадровика". Новые правила оформления кадровых документов. О журнале Ввести код доступа Подписка 8 А еще Статьи Кадровое делопроизводство и документы Подготовка документов по личному составу для сдачи в архив.

Подготовка документов по личному составу для сдачи в архив. Темы: Кадровое делопроизводство и документы Архив. Автор: Кошелева Елена Андреевна. Статьи по теме Входит ли учеба в общий трудовой стаж Отдел кадров: функции и структура Заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск: образец Человеко-часы: как считать Сроки сдачи СЗВ-М в году.

Нумерация листов делаОформление обложки Подготовка дел по личному составу к передаче в архив организации, как правило, осуществляется работниками кадровой службы. Металлические скрепления документов булавки, скрепки из дел необходимо изъять.

Нумерация листов дела Одним из видов работ, связанных с оформлением дел, является нумерация листов в делах.

Что касается индекса дела, он переносится на обложку из номенклатуры дел. К распорядительным документам и протоколам проставляются их номера. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается В заголовках дел, содержащих копии документов, дается ссылка на их копийность. Он ведется в архиве организации, хранящем документы двух или более фондов Номер фонда присваивается соответствующим государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация.

Сдача документов в архив

Чтобы просматривать закладки необходимо авторизоваться на сайте! В результате реорганизации одно учреждение здравоохранения будет присоединено к другому. Данное решение утверждено приказом комитета по здравоохранению Мингорисполкома.

Подготовка дел по личному составу к передаче в архив организации, как правило, осуществляется работниками кадровой службы. Ведение подобных обязанностей закрепляется в их должностных инструкциях. При этом служба документационного обеспечения и архив данной организации оказывают им методическую помощь в проведении этой работы.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Архивное учреждение самостоятельно определяет круг потенциальных организаций — источников комплектования архива. Эта работа проводится по следующему алгоритму:.

Подготовка документов к передаче в архив: что необходимо знать

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению. Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение. Номенклатура дел — это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел:.

Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив

Любому бизнесу важно хранить постоянно растущее число документов в архиве в идеальном порядке. Бумажные документы перед передачей на хранение в архив следует сначала привести в соответствующее состояние, подготовить. Тщательная и аккуратная работа с документом позволит вам избежать санкций и штрафов, предусмотренных российским законодательством. Опись документов, четкая каталогизация и индексация документов — экспертные услуги, которые позволят профессионально организовать ваш архив вне зависимости от его размера. Для того, чтобы вам было легче соориентироваться в количестве этапов подготовки документов к архивному хранению — в собственном Архиве или, используя ресурсы внеофисного хранения документов, рекомендуется ознакомиться с порядком действий:.

Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного свыше 10 лет хранения, а также по личному составу подлежат сдаче в архив предприятия для хранения и последующего использования.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Конечно, нет никакого смысла принимать в архив подобные документы.

Подготовка документов по личному составу для сдачи в архив

Давайте в этой статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив организации. В первую очередь возникает два вопроса — какие документы требуется подготовить и за какие годы. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу.

Акция месяца 8- Какие из них можно уничтожить, какие надо хранить, в каких условиях - обо всем этом нам рассказал Б. Какие из них можно уничтожить, какие надо хранить, в каких условиях - обо всем этом нам рассказал Борис АЛЬБРЕХТ , заместитель начальника отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства Федеральной архивной службы России. Иногда по незнанию или недоразумению могут быть уничтожены документы, являющиеся единственным свидетельством для исчисления трудового стажа. Многим ли известно, как и где должны храниться подобные им кадровые документы? Прежде всего необходимо уточнить, какие виды и разновидности документов относятся к общей категории документов по личному составу.

Архив документов

Аналогично, по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты о несчастных случаях, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры соглашения , тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий. Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. При этом, учитывая интенсивность использования документов по личному составу по социально-правовым запросам граждан и учреждений, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста. При наличии в личном деле невостребованных личных документов удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т. В начале каждого дела вкладывается чистый лист бумаги, в конце — лист-заверитель по установленной форме приложение 1. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

И, как правило, на этапе подготовки документов к сдаче в архив в опись дел по личному составу включаются расчетно-платежные ведомости по.

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:. В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив.

Подготовка документов к архивному хранению

Для того, чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив — самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через три года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Передаем документы кадровой службы в архив. Процедура ликвидации организации достаточно сложная и трудоемкая: необходимо передать основные средства, погасить задолженности перед поставщиками, работниками и государством, свериться с налоговым органом и провести другие необходимые мероприятия. В такой суете важно не забыть передать архив компании в организацию, которая обеспечит его хранение.

Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства.

Сдача документов на хранение в государственный архив при ликвидации негосударственных организаций, а так же в результате банкротства , является основной деятельностью нашей компании. Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях! Стоимость сдачи документов ликвидируемой организации в государственный архив при ликвидации организации, рассчитывается исходя из периода существования организации, количества работников, уровня "текучести" кадров на ликвидируемом предприятии, сферы деятельности ликвидируемой организации. Москвы, стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет рублей за 1 ед.

Подготовка и передача дел в архив осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательством по вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управления ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологической последовательности входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления.

Правовая и нормативно методическая база отбора документов учреждений на архивное хранение. Роль классификаторов документов и номенклатур дел в определении научной и практической ценности документов на стадии документационного обеспечения управления. Примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих хранению, и их значение в проведении экспертизы документов в учреждениях.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Ипатий

    Добавил в свои закладки. Теперь буду вас намного почаще читать!